In diesem User Guide werden die wichtigsten Workflows von IONA für HR-Manager beschrieben und alle zur Verfügung stehenden Funktionen ergänzt. Der User Guide wird stetig erweitert und an neue Features angepasst (siehe https://changelog.iona-portal.com).
Sollten Fragen ungeklärt bleiben, stehen unsere Kundenberater:innen oder unser Support-Team (support@iona-portal.com) zur Seite.
HR-Manager sind User, die ausschließlich Zugriff auf einen IONA-Mandanten haben. Im Gegensatz zu Admins können Sie den Mandanten nicht konfigurieren, jedoch aber alle Funktionen der Teilnehmendenverwaltung nutzen. Die Funktionen für Admins werden in diesem User Guide nicht beschrieben.
Das Dokument befindet sich in stetiger Bearbeitung und wird mit jedem Update von IONA ergänzt.
Workflows
Erkennen, wie sich ein:e angelegte:r Teilnehmer:in einloggen kann
Je nachdem, wie ein:e Teilnehmer:in angelegt wurde, gibt es verschiedene Möglichkeiten zum Login.
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TAN-User: Wird beim Anlegen eine einzigartige TAN von IONA vergeben (Standardfall), kann sie die/der Teilnehmer:in mit dieser in IONA einloggen. Dazu kann entweder die URL https://www.iona-portal.com/xapp/MANDANT/tan verwendet werden, wobei
MANDANTdie Kennung eines individuellen IONA-Mandanten ist. Hier kann die generierte TAN eingegeben werden. Oder aber es wird direkt die URL https://www.iona-portal.com/xapp/MANDANT/tan?tan=TAN verwendet, wobei an die Stelle vonTANdie generierte, individuelle TAN eingesetzt wird. Werden Einladungsmails von IONA selbst versendet, wird i. d. R. letztere Variante verwendet. -
User mit Benutzername: Wird in einem Mandanten nicht das TAN-Verfahren verwendet, erhalten die Teilnehmenden einen Beutzernamen und ein Passwort. Mit diesen Daten können sie sich unter der URL einloggen, unter der sich auch die HR-Manager einloggen: https://www.iona-portal.com/xapp/MANDANT/login, wobei
MANDANTdie Kennung eines individuellen IONA-Mandanten ist.
| TAN-User sind auch User mit Benutzernamen, wobei Benutzername und Passwort gleich der TAN sind. Erstellt man also User mit Benutzername und Passwort und beide Angaben sind identisch, ist auch ein Login wie bei den TAN-Usern möglich. |
Eine:n Teilnehmer:in anlegen und eine Einladung versenden
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Teilnehmende können über das Manager Dashboard angelegt werden. Hier kann entweder ein:e Teilnehmer:in einzeln angelegt werden(Teilnehmer:in anlegen) oder aber mehrere Teilnehmende per CSV-Datei importiert werden (Teilnehmende Importieren (CSV-Import)).
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Soll nun ein:e Teilnehmer:in an einem Assessment teilnehmen können, muss sie/er diesem zugewiesen werden. Dies kann entweder einzeln (Assessment: Status verwalten (Single-User-Aktion)) oder per Multi-User-Aktion geschehen (Assessment: Status verwalten (Multi-User-Aktion)). In diesem Zuge kann direkt auch eine Einladung versendet werden.
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Ist ein:e Teilnehmer:in bereits einem Assessment zugewiesen, kann auch dann noch eine Einladung versendet werden. Dies kann entweder einzeln (Einladen (Single-User-Aktion)) oder per Multi-User-Aktion geschehen (Einladen (Multi-User-Aktion)).
| Einladungen können nur versendet werden, wenn ein entsprechendes E-Mail-Template von unseren Kundenberater:innen hinterlegt worden ist. |
Alle Funktionen
Login
Der Login für HR-Manager erfolgt über den Link https://www.iona-portal.com/xapp/MANDANT/login, wobei MANDANT die Kennung eines individuellen IONA-Mandanten ist. Nach der erstmaligen Einrichtung eines Mandanten versendet die/der zuständige Berater:in die Accountdetails an die/den Ansprechpartner:in des Kunden. In diesem Zuge wird auch eine E-Mail mit einem Link, über welchen ein Passwort für den neu erstellten Account festgelegt werden kann, versendet. Alle weiteren Accounts werden dann entweder auch der/dem Kundenbetreuer:in, oder aber von Personen mit bereits angelegtem Account, erstellt (TODO QUERVERWEIS)
Zugangsdaten vergessen?
Unsere Kundenberater:innen stehen bei vergessenen Zugangsdaten (Benutzername oder Passwort) gerne jederzeit zur Verfügung.
Das Manager Dashboard
Nach dem Login als HR-Manager ist zunächst das Manager Dashboard zu sehen. In der Navigationsleiste finden sich zwei bis drei Links:
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Dashboard (die aktuelle Seite),
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HR-Benutzer (nur verfügbar, wenn Berechtigung vorhanden)
Daruntern findet sich ein Bereich Teilnehmendenverwaltung mit diversen Optionen:
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Teilnehmendenliste (äquivalent zum Link in der Navigationsleiste)
Unterhalb der Teilnehmendenverwaltung wird jedes für diesen Mandanten freigeschaltete Assessment angezeigt. Wenn einem dieser Assessments bereits Teilnehmende zugewiesen worden sind, werden diese in Form eines Kreisdiagramms (abgetragen nach Bearbeitungsstatus) angezeigt. Mit einem Klick auf ein Stück dieses Kreisdiagramms wird die Teilnehmendenliste angezeigt und sofort nach diesem Assessment und dem angeklickten Status (z. B. Abgeschlossen) gefiltert.
Teilnehmendenliste
Die Teilnehmendenliste ist das Herzstück der Teilnehmendenverwaltung. Über die Teilnehmendenliste können Teilnehmende beispielsweise zur Testbearbeitung eingeladen oder Testergebnisse eingesehen werden. Die Teilnehmendenliste ist gleichzeitig sehr komplex und nicht alle zur Verfügung stehenden Funktionen sind für jeden Anwendungsfall relevant. Bei Fragen zu einzelnen Funktionen stehen unsere Kundenberater:innen und unser Support-Team (support@iona-portal.com) jederzeit zur Verfügung.
Der Aufbau der Teilnehmendenliste
Der Bereich der Teilnehmendenliste besteht zunächst aus drei Komponenten:
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Dem Filter ganz oben,
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den zwei Tabs darunter ("Alle Teilnehmende" und "Assessments"),
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und schließlich der Teilnehmendenliste selbst.
Die Eingaben im Bereich Filter wirken sich unmittelbar auf die angezeigte Teilnehmendenliste aus. Über das Eingabefeld kann nach beliebigen Charakteristika der Teilnehmenden gefiltert werden (z. B. TAN). Falls es Teilnehmendengruppen (QUERVERWEIS) gibt, kann auch nach diesen gefiltert werden.
Die zwei Tabs "Alle Teilnehmende" und "Assessments" sind wichtig für das Verständnis der Teilnehmendenliste.
Unter "Alle Teilnehmende" werden wirklich alle Teilnehmenden des Mandanten aufgelistet. So ist hier beispielsweise zu sehen, wie vielen Assessments ein:e bestimmte:r Teilnehmer:in zugewiesen ist (Spalte "AC").
Unter "Assessments" hingegen werden nur die Teilnehmenden angezeigt, die einem bestimmten Assessment zugewiesen sind. Nach einem Klick auf "Assessments" kann hier das entsprechende Assessment (z. B. ITB-ICOS) ausgewählt werden (das erste Assessment ist bereits ausgewählt). Gibt es nur ein Assessment im Mandanten, ist hier keine weitere Auswahl möglich. Alle Aktionen, die sich auf ein bestimmtes Assessment beziehen (z. B. Ergebniseinsicht, Download von Reports, Versenden von Einladungsmails) geschehen über das Tab "Assessment", während im Tab "Alle Teilnehmende" Aktionen von bisher nicht zu einem Assessment zugewiesenen Teilnehmenden durchgeführt werden können (z. B. Zuweisung zu Assessments) oder aber Aktionen, bei denen die Zuweisung zu einem Assessment keine Rolle spielt (z. B. Löschen).
Die Spalten, die in den verschiedenen Tabs der Teilnehmendenliste zur Verfügung stehen, sind stets genau an den Anwendungsfall des Mandanten angepasst und variieren über Mandanten hinweg. Unsere Kundenberater:innen passen die Darstellung bei Bedarf gerne an.
Aktionen in der Teilnehmendenliste
Die Aktionen, die in der Teilnehmendenliste ausgeführt werden können, variieren zwischen den beiden Tabs (Alle Teilnehmende und Assessments) und auch zwischen Single-User-Aktionen (Aktionen in der Zeile, für eine:n Teilnehmer:in) und Multi-User-Aktionen (Aktionen für mehrere Teilnehmende oberhalb der Liste).
Historie (Single-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
In der Historie werden chronologisch und mit Zeitstempel versehen alle Aktionen protokolliert, die mit einer/einem Teilnehmer:in in Verbindung stehen, wie beispielsweise die Zuweisung zu einem Assessment oder Teststart und -ende.
Info zu Assessments (Single-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
Gerade wenn ein:e Teilnehmer:in mehreren Assessments zugeordnet ist, kann es mühsam sein, einen Überblick über den Bearbeitungsstatus aller Assessments zu erhalten. Im Tab "Alle Teilnehmende" steht deswegen die Funktion "Info zu Assessments" zur Verfügung. Hier werden alle Assessments abgetragen, welchen die/der Teilnehmer:in zugewiesen ist. Je Assessment sind Bearbeitungsstatus (z. B. "Abgeschlossen") sowie alle Tabellenspalten aus dem entsprechend Tab "Assessments" abgetragen.
Teilnehmer:in bearbeiten (Single-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
Unter "Teilnehmer:in bearbeiten" können alle Daten einer Person bearbeitet werden. Die zur Verfügung stehenden Felder variieren je nach Anwendungsfall. Beispielsweise können hier die E-Mailadresse oder die Namen der Person angesehen und bearbeitet werden. Steht für jede:n Teilnehmer:in nur eine TAN zur Verfügung, kann keine Änderung vorgenommen werden (TANs können nicht verändert werden).
Assessments verwalten (Single-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
Über die Single-User-Aktion "Assessments verwalten" kann die/der Teilnehmer:in zu Assessments zugewiesen oder aber Assessments wieder entfernt werden.
Wird "Einladungszeitraum vergeben und/oder Einladung senden" angewählt, kann auf der nächsten Seite für jedes zugewiesene Assessment der Einladungszeitraum vergeben/geändert werden und/oder (erneut) eine oder mehrere Einladungsmails versendet werden, insofern dafür die entsprechenden Mail-Templates von unseren Kundenberater:innen hinterlegt wurden. Einladungs-E-Mails können an dieser Stelle bei Bedarf angepasst werden. An dieser Stelle ist zwischen der "ersten" und der "zweiten" Einladungs-E-Mail zu unterscheiden. Die erste E-Mail wird gesendet, wenn noch keine Einladungs-E-Mail für dieses Assessment an diese:n Teilnehmer:in gesendet wurde. Für alle weiteren Mails wird die "zweite" Einladungs-E-Mail versendet. Es gibt hier also zwei verschiedene E-Mail-Templates.
Teilnehmendengruppen ändern (Single-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
Wurden für den Mandanten eine oder mehrere Teilnehmendengruppen angelegt, können über die Single-User-Aktion "Teilnehmendengruppen ändern" die zugewiesenen Gruppen verändert werden. Die Zuweisung zu einer Teilnehmendengruppe ermöglicht das einfachere Filtern. So könnten beispielsweise alle Teilnehmenden eines bestimmten Bewerbungszeitraumes in eine Teilnehmendengruppe hinzugefügt werden.
Datenschutzerklärung widerrufen (Single-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
Falls aktiviert, müssen Teilnehmende im Zuge ihres ersten Logins einer Datenschutzerklärung zustimmen. Dieser können sie später auch jederzeit selbstständig über die Kachelseite widerrufen. Die Teilnehmenden landen dann in der Widerrugsliste und ihre Daten werden gelöscht. Sollte ein:e Teilnehmer:in über andere Wege den Widerruf der Datenschutzerklärung verlangen, kann der Widerruf aber auch über die Teilnehmendenliste vorgenommen werden. Wichtig: Diese Aktion ist unumkehrbar.
Löschen (Single-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
Über "Löschen" können einzelne Teilnehmende gelöscht werden. Dies bezieht alle Daten, wie Testergebnisse, Reports und Historieneinträge mit ein. Wichtig: Diese Aktion ist unumkehrbar.
Feedbackkonfiguration (Single-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Für jedes Assessment kann konfiguriert werden, an wen in welchen Fällen eine E-Mailbenachrichtigung gesendet werden soll. Außerdem kann konfiguriert werden, ob Teilnehmende ihren Report selbstbständig herunterladen können sollen. In der Regel ist diese Konfiguration bereits für alle Teilnehmenden eines Assessments global erledigt und muss nicht für einzelne Teilnehmende vorgenommen werden. In Ausnahmefällen kann es aber sinnvoll sein, hier Anpassungen vorzunehmen. Wenn beispielsweise in der Regel Person A eine E-Mail mit den Ergebnissen zu einem Assessment erhält, diese aber urlaubsbedingt ausfällt, kann es sinnvoll sein, bei einzelnen Teilnehmenden eine andere Person anzugeben.
Manager meint in der Konfiguration immer den Manager-User, der die/den Teilnehmer:in angelegt hat. Sollen alle Benachrichtigungen an eine bestimmte E-Mailadresse gesendet werden, empfiehlt es sich, diese explizit anzugeben, damit sich Manager nicht in die Quere kommen. Wichtig: Die entsprechenden E-Mail-Templates müssen von unseren Kundenberater:innen angelegt worden sein, ansonsten wird es zu Fehlern kommen. Aktuell wird an dieser Stelle nicht verifiziert, ob alle gewählten E-Mail-Templates angelegt wurden.
Report anzeigen bedeutet, dass Teilnehmende selbstständig ihren Ergebnisbericht herunterladen können, sobald sie das Assessment abgeschlossen haben. Reportversand auf Kachel bedeutet, dass Teilnehmende eine E-Mailadresse angeben können, an welche der Report versendet werden soll. Die E-Mailadresse wird (anders als die hinterlegte E-Mailadresse) nicht gespeichert.
Assessment: Status verwalten (Single-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Test unterbrechen (Single-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Hat ein:e Teilnehmer:in ein Assessment gestartet (Status "Gestartet") kann es sein, dass sie/er das Assessment gerade bearbeitet oder aber den Browser geschlossen hat. Soll eine weitere Bearbeitung des Assessments ausgeschlossen werden, kann mit einem auf Test unterbrechen dafür gesorgt werden, dass die/der Teilnehmer:in bei der nächsten Aktion im Test auf der Kachelseite landet. In der Historie wird beides (Klick auf die Aktion und tatsächlicher Abbruch auf Seiten der/des Teilnehmer:in) entsprechend dokumentiert. Die Funktion macht vor allem Sinn, wenn ein:e Teilnehmer:in während der Live-Videoüberwachung nicht mehr erreichbar ist und nicht klar ist, ob sie das Assessment ohne Überwachung weiterbearbeitet.
Ob eine Person gerade das Assessment bearbeitet, wenn sie sich im Status "Gestartet" befindet, kann auch anhand der Einträge in der Historie abgeschätzt werden. Liegt der Start des Assessments beispielsweise bereits mehrere Tage zurück, wird sich die Person nicht mehr im Assessment befinden. In diesem Fall macht entweder eine erneute Freischaltung oder Auswertung Sinn.
Einladen (Single-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Über Einladen kann der Einladungszeitraum von Teilnehmenden für ein Assessment gewählt oder entfernt, aber auch eine Einladungsmail versendet werden. Wird ein Einladungszeitraum gewählt, ist der Start des entsprechenden Assessments nur in diesem Zeitraum möglich. Die Einladungsmail kann nur gesendet werden, wenn ein entsprechendes E-Mail-Template von unseren Kundenberater:innen hinterlegt wurde und für die/den Teilnehmer:in eine E-Mailadresse hinterlegt wurde.
Teilnehmer:in ausladen (Single-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Sobald ein:e Teilnehmer:in zu einem Assessment *ein*geladen wurde, kann sie oder er auch wieder ausgeladen werden (insofern das Assessment nicht gestartet wurde). Damit eine Ausladung gesendet werden kann, muss ein entsprechendes E-Mail-Template von unseren Kundenberater:innen hinterlegt worden sein. Sobald ein:e Teilnehmer:in ausgeladen wurde, wird der Stauts zu "Ausstehend" geändert. In diesem Status können Teilnehmende das entsprechende Assessment nicht starten. Es ist zu beachten, dass sich diese Aktion immer nur auf das jeweilige und nicht auf andere Assessments auswirkt.
Ausladungen müssen nicht manuell gesendet werden. Auf Wunsch richten unsere Kundenberater:innen den automatischen Versand von Ausladungs-E-Mails ein. Diese werden versendet, sobald ein:e Teilnehmer:in für ein Assessment in den Status "Abgelaufen" wechselt, wenn also der Einladungszeitraum in der Vergangenheit liegt. Der Versand von Ausladungs-E-Mails erfolgt dann immer um 0:15 Uhr des entsprechenden Tages.
Auswerten (Single-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Durch einen Klick auf Auswerten werden sowohl die Ergebnisse der/des Teilnehmenden (erneut) berechnet, als auch der Report basierend auf diesen Ergebnissen (erneut) generiert. Außerdem wird der Status auf "Abgeschlossen" gewechselt. Die Verwendung dieser Funktion bietet sich an, wenn ein:e Teilnehmer:in das Assessment nicht beendet hat, die Ergebnisse bis zum Abbruch aber berücksichtigt werden sollen. Es bietet sich auch an, die Funktion zu verwenden, wenn der Status der/des Teilnehmenden auf "Abgebrochen: Fehler" steht, über "Assessment: Status verwalten" aber zu erkennen ist, dass alle Phasen geschlossen sind (Fehler bei der Auswertung des Assessments). Dann macht ein erneutes Freischalten i. d. R. keinen Sinn und eine manuelle Auswertung ist ratsam. Die/der Teilnehmer:in sollte darüber informiert werden.
Report generieren (Single-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Durch einen Klick auf Report generieren wird das Assessment nicht erneut ausgewertet, jedoch der Report erneut generiert. Dies bietet sich nur dann an, wenn es eine Änderung des Report-Templates durch unsere Kundenberater:innen gab. In der Regel werden diese dann aber selbstständig die Reports neu generieren.
Report (Single-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Hier kann, falls vorhanden, der Report einer/eines Teilnehmenden als PDF heruntergeladen werden.
Sollen die Reports mehrerer Teilnehmender heruntergeladen werden, sollte die Multi-User-Aktion verwendet werden. Über das Manager-Dashboard können außerdem alle zur Verfügung stehenden Reports heruntergeladen werden.
Mail zum Zurücksetzen des Passworts senden (Single-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Durch Klick auf Mail zum Zurücksetzen des Passworts senden erhält die/der Teilnehmer:in sofort eine E-Mail zum Vergeben eines neuen Passwortes. Diese Aktion sollte nur verwendet werden, wenn sich Teilnehmende über einen Benutzernamen und ein Passwort in IONA einloggen. Bei der Verwendung von TANs sind Benutzername und Passwort identisch (= TAN) und das Ändern des Passworts führt dazu, dass der Login per TAN nicht mehr funktioniert.
Sollte es trotzdem versehentlich dazu gekommen sein, dass ein TAN-User sein Passwort geändert hat, kann sie/er sich unter https://www.iona-portal.com/xapp/MANDANT/login anmelden. Benutzername ist dann die TAN und das Passwort das neu gewählte Passwort.
Selektierten Teilnehmenden ein Assessment zuweisen (Multi-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
Assessments für die selektierten Teilnehmenden löschen (Multi-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
CSV-Download für ausgewählte Teilnehmende (Multi-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
Teilnehmendengruppen ändern (Multi-User-Aktion)
Nicht uf Assessment bezogen
Löschen (Multi-User-Aktion)
Nicht auf Assessment bezogen
Assessment: Status verwalten (Multi-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Report generieren (Multi-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Einladen (Multi-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Report-Download für ausgewählte Teilnehmende (Multi-User-Aktion)
Auf Assessment bezogen
Widerrufsliste
Insofern für den aktuellen Mandanten der Widerruf der Datenschutzerklärung aktiviert ist, haben die Teilnehmenden (über die Kachelseite) als auch die HR-Manager (über die Teilnehmendenliste) die Möglichkeit, die Datenschutzerklärung zu widerrufen.
Durch den Widerruf werden automatisch alle Daten der/des Teilnehmenden gelöscht und sind über die Teilnehmendenliste nicht mehr einsehbar. In der Widerrufsliste finden sich alle Teilnehmenden, welche die Datenschutzerklärung widerrufen haben. Die Teilnehmendenhistorie kann eingesehen werden, außerdem können die Teilnehmendendaten zur Identifikation (Benutzername, Vorname, Name) endgültig gelöscht werden. Dies sollte in regelmäßigen Abständen erfolgen.
Teilnehmer:in anlegen
Einzelne Teilnehmende können über den Button "Teilnehmer:in anlegen" angelegt werden. Je nach Konfiguration müssen verschiedene Daten wie Vorname, Name oder Sprache angegeben werden. Wenn zusätzliche Felder von Interesse sind, können diese von Admins (z. B. Kundenberater:innen) angelegt werden.
In der Regel erhalten Teilnehmende eine individuelle TAN, mit der sie sich einloggen können. Diese TAN wird automatisch von IONA generiert und ist über die Teilnehmendenliste oder den Teilnehmendenexport einsehbar.
Sobald ein:e Teilnehmer:in angelegt ist, erscheint diese:r in der Teilnehmendenliste, wobei diesem neuen Teilnehmenden zunächst noch keine Assessments zugeordnet sind.
Teilnehmende Importieren (CSV-Import)
Sollen mehrere Teilnehmende angelegt werden, empfiehlt es sich, die Importfunktion zu verwenden.
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Durch einen Klick auf "Vorlage herunterladen" kann zunächst eine CSV-Datei heruntergeladen werden, die alle freigeschalteten (und zu befüllenden Spalten) beinhaltet. In Microsoft Excel oder einem anderen Programm, welches das Bearbeiten von CSV-Dateien unterstützt, kann diese Datei nun um die anzulegenden Teilnehmenden ergänzt werden. Jede Zeile entspricht einer/einem Teilnehmer:in. Wichtig: In der Spalte userfield_tan muss immer
trueeingetragen werden. Die Datei muss im CSV-Format (getrennt durch Semikolons) im UTF-8-Format abgespeichert werden. -
Die erstellte CSV-Datei kann nun hochgeladen werden. Sollte es zu einem Fehler kommen, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die Teilnehemden werden nicht erstellt. Prüfe die Datei in einem Texteditor (z. B. Notepad++) auf überschüssige Zeilen, Leerzeichen und die korrekte Kodierung (UTF-8 oder UTF-8-BOM).
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Wenn Schritt 2 erfolgreich war, wird die Teilnehmendenliste angezeigt, wobei nur die neu angelegten Teilnehmenden zu sehen sind. Mit diesen können nun weitere Aktionen erfolgen, wie das Zuweisen zu Assessments.
Teilnehmendengruppen verwalten
Teilnehmendengruppen dienen als zusätzlicher Filter für die Teilnehmendenliste. Teilnehmende können mehreren Gruppen zugeordnet werden. Unter "Teilnehmendengruppen verwalten" können die Teilnehmendengruppen erstellt oder deaktiviert werden. Deaktivierte Teilnehmendengruppen erscheinen nicht mehr in der Filterauswahl in der Teilnehmendenliste.
Teilnehmendendaten exportieren
Wird unter "Teilnehmendendaten exportieren" auf "CSV-Download" geklickt, werden alle für HR-Manager verfügbaren Daten aller Teilnehmenden (unabhängig vom Status) exportiert und zum Download angeboten. Diese Aktion ist äquivalent zur Wahl aller Teilnehmenden über die Teilnehmendenliste und dem anschließenden CSV-Export.
Tipp: Häufig bietet es sich an, einen gefilterten Export anzufordern (z. B. alle Teilnehmenden, die ein bestimmtes Assessment abgeschlossen haben). Dies ist über die Teilnehmendenliste möglich.
HR-Benutzer
Ist der eingeloggte HR-Manager ein HR-Manager+, so ist dieser berechtigt, weitere HR-Manager anzulegen. In diesem Fall wird in der Navigationsleiste "HR-Benutzer" angezeigt.
Unter HR-Benutzer findet sich eine Übersicht über alle HR-Manager des Mandanten. All diese User haben Zugriff auf den Mandanten (zusätzlich Admin-User von ITB). Außerdem können neue HR-Benutzer angelegt werden. Dabei empfiehlt es sich, ein zufällig generiertes Passwort zu verwenden und dem neu angelegten HR-Manager im Anschluss einen Link zum Zurücksetzen des Passworts zukommenzulassen. So bleibt das Passwort immer geschützt bei der berechtigten Person.